KUNTATOIMISTON PERUSJÄRJESTELMÄ

Diaari, Työpöydänhallinta, Esityslista- ja pöytäkirjajärjestelmä sekä Postirekisteri

Diaari
- organisaation keskeisin rekisteri

Diaari-sovellusta käytetään asioiden käsittelyprosessien seuraamiseen ja hallintaan.

Sovellus liittyy kiinteästi muihin KuntaToimisto-järjestelmän osiin ja Diaari täydentyykin asian käsittelyvaiheiden edetessä. Diaariin päivittyvät valmisteluvaiheen käsittelytiedot sekä toimielinten
ja viranhaltijoiden päätöstiedot.

Liitteidenhallinta mahdollistaa sähköisten dokumenttien lisäämisen diaarissa oleviin asioihin.

Diaarissa olevat asiat on mahdollista luokitella arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisella tehtäväluokituksella. Suunnitelma ohjaa mm. asioiden ja liiteasiakirjojen julkisuutta ja säilyttämistä.

Työpöydänhallinta(TPH) - valmistelijoiden henkilökohtainen työpöytä

Valmistelijan henkilökohtaisen työpöydän avulla voidaan hallita valmistelussa olevia asioita, lähettää niitä toisille valmistelijoille ja siirtää ne päätöksentekoon.

Esityslista- ja pöytäkirjajärjestelmä -listantekijöiden ja pöytäkirjanpitäjien avuksi

Esityslista- pöytäkirjajärjestelmä (EPJ) on esityslistalle ja pöytäkirjalle tulevien asioiden hallinnan työväline. EPJ integroituu tiiviisti asioiden valmisteluun, diaariin ja liitteidenhallintaan.

Kokoukseen tulevat asiat siirretään esityslistalle suoraan valmistelusta ilman välivaiheita. Asioiden avaus- ja valmisteluvaiheessa liitetyt liitteet näkyvät EPJ:ssä. Pöytäkirjan päätöstiedot päivittyvät EPJ:stä Diaariin.

EPJ:n lisäosiin kuuluva sähköinen kokousmateriaali mahdollistaa paperittoman kokoushallinnan. Toisen lisäosan, PDF-julkaisun, avulla saadaan asiat ja liitteet julkaistua PDF-muotoisena.

Postiluettelo ja Hälytin

Postiluettelo-sovellus on kätevä työväline seurata lähetettyä ja saapuvaa postia.

Hälytin ilmoittaa käyttäjän Työpöydänhallinta-sovellukseen saapuneista uusista asioista. Kun uusi asia saapuu, avautuu käyttäjän näytölle hälytysilmoitus. Hälytysilmoitus näyttää saapuneen asian lähettäjän, lähetysajankohdan ja asian otsikon. Näin käyttäjät saavat nopeasti tietoonsa uusien asioiden saapumisen työpöydälleen.